Лекции по делопроизводству


                             Докладные записки.
  -это документ адресованный руководителю или вышестоящему учреждению и
информирующий его о сложившейся ситуации, имевшим место явлении или факте,
о выполненной работе, а так же содержащей выводу и предложение составителя.
  Д.З. включает следующие реквизиты:
     1. Наименование структурного подразделения
     2. Вид документа
     3. Дата, номер
     4. Место составления или издания
     5. Заголовок к тексту
     6. Текст
     7. Подпись
  Д.З. бывают внешние и внутренние.
  Внутренние докладную подписывает составитель, внешнею, адресованную выше
стоящей инстанции и оформленной на общем бланке учреждения, подписывает
руководитель учреждения.
                    ПРИМЕР внутренней докладной записки:

Общий отдел
Генеральному директору

объединения
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Н.К. Иванову
     2002. №36
Рязань

О замене пишущих машин

  Довожу до вашего сведения,  что  машинбюро  в  настоящее  время  оснащено
пишущими машинами устаревшего образца,  многие  из  которых  имеют  надёжные
эксплуатационные качества.
  Прошу рассмотреть  в-с  о  приобретении  шести  новых  машинок  и  одного
компьютера с принтером.

Зав.                                                               машинбюро
Г.Н. Колбасин

                     ПРИМЕР  внешней докладной записки:

Министерство общего
Генеральному директору
и профессионального
завода …………………………………
образования РФ
…………………………………………

Новосибирское областное
И.И. Петрову
управление народного
образования

Октябрьский отдел
народного образования

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

       2002. №15
Новосибирск

О проверке технического состояния жилых помещений базы отдыха

  Согласно поручению главы администрации  Октябрьского  района  о  проверке
готовности  баз  отдыха  для  детей  и  определение  количества  школьников,
которые могут отдохнуть летом 2002 года.
  Мною 13 мая сего года бал проведён осмотр  жилых  помещений  базы  отдыха
Вашего завода.
  Все жилые корпуса в удовлетворительном состоянии, однако,  в  корпусе  №1
необходимо вставить стёкла, корпус №2 нуждается в ремонте.

  Зав.                                                               района
Н.И. Пирогов

                           ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
  -это док-т, поясняющий содержание отдельных положений основного документа
(плана,  отчёта,  проекта)  или  объясняющая  причины  какого-либо  события,
факта, поступка.
  Объяснительная записка делится на 2-е группы:
1. гр.  –  это  док-ты,  чаще  всего  сопровождающие  основной  документ  и
   поясняющие содержание его  отдельных  положений.  Оформляются  на  общем
   бланке учреждений.
2. Гр.  –  это  записки  по  поводу  каких-либо  происшествий,  сложившихся
   ситуаций, поступков и поведений работников.
       ПРИМЕР:

Объяснительная                                                       записка
Директору центра

 «Кадры»
01.11.2002                                                               №21
Н.И. Иванову

О срыве занятий в группе секретарей-референтов

  31 октября 2002 года на  занятия  по  делопроизводству  пришло  только  3
слушателя из состава группы 19 человек
Преподаватель
Г.И. Григорьева

Пр.  внешней  объяснительной  записки  –  по  одному  предприятию,  имеющему
множество структурных подразделений:
Наименование организации
Производственный отдел

Объяснительная                                                       записка
Ген. Директору

объединения
01.11.2002                                                               №14
А.А. Зуеву

Об установке оборудования

  Сводный отчёт об установке оборудования для производства аммиака, передан
в выше стоящею организацию согласно договорённости 30.10.2002г.

Начальник                                                             отдела
А.Е. Ёлкин

Пр.  внешней   объяснительной   записки,   адресованная   в   выше   стоящую
организацию:
Производственное объединение
По добыче железной руды
      «Крымчермет»

Шахта «Юзовская»

Объяснительная                                                       записка
Ген. Директору

объединения
01.11.2002                                                               №10
К.Е. Матвееву

О нарушении производственной дисциплины

,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,ТЕКСТ,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,,,,,,,,,,,,,,,,,,

Горный                                                                мастер
В.И. Софроний

                                    ФАКСЫ
  - относятся к оперативным средствам связи – максимальная связь. Ф. –  это
док-т, полученный с помощью специального аппарата или факса,  по  телефонным
каналам связи, Ф. является копией  передаваемого  документа  любого  вида  с
приложением  в  виде  таблиц,  схем,  чертежей,  фотографий.   Ф.   является
разновидностью переписки между деловыми партнёрами.  Оформляется  аналогично
деловому письму.
  Дополнительными  данными  факса  явл.  данные,  которые  проставляет  сам
аппарат  –  указание  (код)  отправителя;  дата  и  время  передачи;   номер
телефакса (аппарата), с которого передата информация; количество страниц.
  Отправитель факса должен получить подтверждение  о  том,  что  информация
дошла  до  получателя,  в  котором  указывается  код  фирмы  получателя,   №
телефакса  получателя,  дата  и  время  продолжительности  передачи,  кол-во
полученных страниц; результат.
  Большая часть коммерческой переписки хранится 3 года, в том числе и факсы
и передаче на  архивное  хранение  не  подлежит.  Переписка  с  иностранными
фирмами по наиболее важным вопросам (экспорт, импорт) гарантии  хранится  10
лет.

                                 ТЕЛЕГРАММА
   - это док-т, передаваемый по каналам связи.
                      Образец международной телеграммы:
                          МЕЖДУНАРОДНАЯ ТЕЛЕГРАММА

МАКСИМОВ АТТАШЕ ПО ТОРГОВЛЕ
ПОСОЛЬСТВО РФ В БЛГАРИИ
УЛ.КРАСНОВА 5 СОФИЯ БОЛГАРИЯ


ПРЕДСТАВИТЕЛИ МИНИСТЕРСТВА АНИСИМОВ ЗПТ КАНДРАТЬЕВ ПРИЕДУТ 15 МАРТА 1999
ГОДА В СОФИЮ ДЛЯ ПРВЕДЕНИЯ ПЕРЕГОВОРОВ
ЗАМ МИНИСТРА ВЭС

100121, Москва, ул. Краснопресненская, 20, МВЭС, 15-23-08/02

10.01.99

Разина 235 41 38

                                   СПРАВКИ

  - это док-т содержащий описание и подтверждение фактов и событий. Справки
чаще  всего  составляются  о   подтверждении   работы   или   оплаты   труда
сотрудников. Руководство предприятия обязано выдавать по просьбе  сотрудника
справку о работе в данной организации с указанием специальности,  должности,
квалификации, времени работы и размера з/п (статья 40 ТКРФ).


  Справки подготавливаются на бланке формата  А5  имеющем  адресные  данные
предприятия  и  трафаретный  текст.  Справки   начинаются   с   указания   в
именительном падеже Ф.И.О. (полностью) лица о котором даются  сведения,  его
должности, з/п. В  правом  верхнем  углу  указывается  место  предоставления
справки (например: шк. №49; ТЭУ №3). На справке  должна  обязательно  стоять
дата подписания.  Если  ведётся  учёт  выдачи  справок  по  журналу,  ставят
порядковый номер справки рядом с датой. Справки составляются в 1 экз.  Одним
из вариантов  справки  явл-ся  справка  по  запросу  руководства  содержащая
информацию  по  производственной  тематике,   такие   справки   могут   быть
внутренними и внешними. Справки для  руководства  не  выходящие  за  пределы
предприятия составляет  и  подписывает  составитель  (составитель).  Внешние
справки  по  запросу   внешних   организаций   подписываются   руководителем
предприятия. Такая справка должна иметь заголовок к тексту,  дату  и  период
времени  к  сведениям  относящимся  к  справке.  Если  справка   даётся   по
нескольким вопросам,  то  её  текст  делят  на  разделы.  Они  должны  иметь
заголовок  и  нумерацию  арабскими  цифрами.   Справки,   имеющие   цифровые
показатели могут быть оформлены в виде таблицы.
  Справки по производственной тематике составляются в 2-х экз.:
     1. адресату
     2. подшивается в дело
  При наличии в справке  сведений  финансового  хар-ра,  она  подписывается
руководителем,  гл.  бухгалтером  и  заверяется  печатью.  Во  всех  внешних
справках печать обязательна.
                           Пример внешней справки:

Наименование предприятия
Место предоставления

справки
Адрес предприятия
Тел.
Факс

СПРАВКА

00.00.00 №

  Леонтьева Оксана Анатольевна работает экономистом отдела маркетинга в АО
«Комета» с окладом 3500 (три тысячи пятьсот) рублей в месяц.

Директор
И.О. Фамилия

Главный бухгалтер
И.О. Фамилия
                   М.П.

Мишин 243382

                                  ДОГОВОРЫ
  Д. – это юр. документ устанавливающий права, обязанности договаривающихся
сторон и ответственность за их выполнение.  Договора  могут  быть  заключены
между организациями или организацией  и  гражданином  или  гражданами  между
собой. Если в договорные отношения вступает организация и гражданин  договор
называют  трудовым  соглашением.  Существуют  такие  договора  как:   Д.   о
поставках, Д. о материальной  ответственности,  Д.  аренды,  Д.  банковского
счёта и т.п.
  Д. считается заключённым, если между сторонами достигнуты  соглашения  по
всем пунктам.
  Реквизиты договора:
   1) название док-та: договор
   2) дата, номер и место составления
   3) заголовок к тексту
   4) текст: состоит из вводной части:1-наименование сторон
                                         2-должности    и    фамилии     лиц
   подписывающих договор
                                      3-предмет договора
                                        4-изложение   порядка   рассмотрения
   вопросов
                                      5-общая сумма договора
   5) Юр. адреса сторон
   6) Подписи и печати сторон
  Д. составляется в нескольких экземплярах в  зависимости  от  потребностей
участков (чаще всего их бывает 2)
  Текст договора разделяют на разделы и подразделы. Каждая часть нумеруется
арабскими  цифрами.  Часто  договоры  фин.  назначения   визируются   юрист-
консультом.

                                  КОНТРАКТ
  К.  представляет  собой  особую  форму  срочного    трудового   договора,
заключённого между предприятием в  лице  директора  и  работником.  Контракт
устанавливает    условия   найма   организации,   оплату   труда,   взаимные
обязательства, права, ответственность  сторон  и  основания  для  досрочного
расторжения контракта.
  По сравнению с трудовым договором   контракт   позволяет  более  чётко  и
конкретно сформулировать  условия,  организацию  и  оплату  труда  с  учётом
индивидуальной особенности работника.
  Контракт может заключиться на время выполнения работы или на определённый
срок. После окончания действия контракта он может перезаключиться  на  новый
срок или продлеваться.
  Содержание контракта:
 1. наименование сторон и их реквизиты
 2. цель и предмет заключения контракта
 3. требования к результатам работы
 4. срок действия
 5.   условия   организации   труда   (правила   внутреннего    распорядка,
    продолжительность отпуска и т.д.)
 6. условия  оплаты  труда  (не  могут  быть  ниже  min  з/п,  должен  быть
    установлен  порядок  выплаты,  требования  и  др.  вопросы,  а  так  же
    вознаграждения)
 7. обязательства сторон и ответственность за их нарушение.
 8. порядок разрешения вопросов(не должен противоречить законодательству)
 9. основание и условия для срочного расторжения контракта
10. адреса сторон и подписи



-----------------------
(5 табуляция)

(0 табуляция)

1стр.

2стр.

3стр.

4стр.

Windows98