Делопроизводство


  Министерство общего и профессионального образования Российской Федерации



      Ростовская-на-Дону Государственная академия сельскохозяйственного
                               машиностроения


              Кафедра «Экономика и менеджмент в машиностроении»



                           Самостоятельная работа



Выполнил: В.А. Нестеренко

Ст. гр. КЗЭУ-1



Проверил:



                           Ростов на Дону, 2000 г
                                 Содержание

Введение
1. Формуляр-образец
1.2 Реквизиты
2. Организационно распорядительная документация
2.1 Распоряжение
2.2 Приказ
2.3 Протокол
3. Справочно-информационная документация
3.1 Справка
3.2 Докладная записка
3.3 Объяснительная записка
3.4 Акт
4. Документы по личному составу
4.1 Заявление
4.2 Автобиография
4.3 Характеристика
4.4 Контракт
4.5 Приказ по личному составу
5. Современно-деловое письмо
5.1 Информационное
5.2 Сопроводительное
5.3 Международное



                                  Введение

Термин    «делопроизводство»    характеризует    совокупность    работ    по
документированию управленческой деятельности учреждений и организации в  них
документов. Понятием «документ» определяется  информация,  записанная  любым
способом на любом материале, изданная или полученная  любым  физическим  или
юридическим  лицом,  в  любой  организации   для   использования   в   своей
деятельности.   Таким   образом,   понятия    «управление»,    «информация»,
«делопроизводство»,  «документ»  органически  взаимосвязаны.   Не   случайно
авторы,  изучающие  эволюцию  управленческой  мысли,   начинают   отчет   от
шумерской  письменности  на   глиняных   табличках,   датированных   третьим
тысячелетием до нашей  эры.  Эти  первые  документы  содержат  информацию  о
коммерческих   сделках   и   законах   Шумера,    являясь    доказательством
существования делопроизводства и практики управления  еще  в  древнем  мире.
Решение проблем управления  документацией  в  современный  период  прошло  в
развитых странах два основных этапа, Первый этап 1970-1980гг.  В  это  время
большинство авторов считали, что «бумажное управление» не нужно и  устарело.
Однако  второй  этап  делопроизводства   показал,   что   «бумажный»   поток
увеличивается,   и   делается   вывод,   что   существование   традиционного
делопроизводства   и   обработки   документов   на    ЭВМ    будут    весьма
продолжительным.



                        Формуляр-образец. Реквизиты.



1- Государственный герб
2- Эмблема организации
3- Изображение наград
4- Код организации ОКПО
5- Код документа по ОКУД
6- Наименование министерства или ведомства
7- Наименование организации
8- Наименование структурного подразделения
9- Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер  телетайпа,
   телефона, номер счета в банке
10- Название вида документа
11- Дата
12- Индекс
13- Ссылка на индекс и дату входящего документа
14- Место составления или издания документа
15- Гриф ограничения доступа к документу
16- Адресат
17- Гриф утверждения
18- Резолюция
19- Заголовок к тексту
20- Отметка о контроле
21- Текст
22- Отметка о наличии приложения
23- Подпись
24- Гриф согласования
25- Визы
26- Печать
27- Отметка о заверении копии
28- Фамилия исполнителя номер его телефона
29- Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
30- Отметка о переносе данных на машинный носитель
31- Отметка о поступлении



ЗАО «Волна»

344058, г. Ростов на Дону
ул. 2-я Краснодарская 147
Тел.: (8632) 248975

Факс: (8632) 228596


                               РАСПОРЯЖЕНИЕ
   "__"_________ ____ г.                                Nо. _____________

                 г. ________________
   О проведении   ремонтных работ
В связи с аварийным состоянием отопительной системы в комнате Nо. _________
      ОБЯЗЫВАЮ:
      1. Провести ремонтные работы в комн. Nо. _____.

      Ответственный - _______________________________________________.
      Срок исполнения - "__"________ ____ г.
        2. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на ______
   _______________________________________.
           (должность, ф.и.о.)
   ________________________         __________________ __________________
   (должность руководителя)          (личная подпись)     (расшифровка)



      ___________________________________________________

ЗАО «Волна»

344058, г. Ростов на Дону
ул. 2-я Краснодарская 147
Тел.: (8632) 248975
Факс: (8632) 228596


                                               ПРИКАЗ

   "___"__________ ____ г.                                 Nо. __________
                 г. ______________
   о приеме на работу по контракту
   на должность главного бухгалтера

        1. _____________________________________________ считать принятым
                (указать фамилию, имя, отчество)
   на должность главного бухгалтера предприятия на условиях заключенного
   с ним контракта от "___"__________ _____ г.
       2.  С  целью  обеспечения  исполнения  условий  указанного  контракта
главному  бухгалтеру  в  срок  до  "___"____________  ____  г.   подготовить
проекты:
      распоряжения директора предприятия, предусматривающего  информирование
подразделений, служб,  должностных  лиц  и  иных  работников  предприятия  о
касающихся их условиях контракта;
      приказов  директора  об  обеспечении  реализации  главным  бухгалтером
прав, предоставленных ему контрактом, а также иных условий контракта.
      Основание: контракт от "___"__________ ____ г.
        Директор ________________________________
                                        (подпись и ее расшифровка)
        С приказом ознакомлен "___"___________ ____ г.
        Главный бухгалтер _____________________________
                                        (подпись и ее расшифровка)
                            ПРОТОКОЛ №. _____
                 Заседания Совета директоров
            ___________________________________
   г. ____________                                "___"__________ ____ г.

                 ПРИСУТСТВУЮТ:
      На заседании Совета директоров ______________ присутствуют  ______  из
_________   членов   Совета   директоров    _______________________________:
_________________________________,       __________________________________,
___________________________.  Совет  директоров  в  соответствии  с  Уставом
вправе принимать решение.
                 ПОВЕСТКА ДНЯ:
      1. Избрание Председателя Совета директоров.
                       СЛУШАЛИ:
        1. ____________________  с предложением об избрании Председателем
                (Ф.И.О.)
   Совета директоров ___________________.
                          (Ф.И.О.)
                 ГОЛОСОВАЛИ:
             По  первому  вопросу:  "ЗА"  -  ____________.      "ПРОТИВ"   -
_______________                        "ВОЗДЕРЖАЛИСЬ" - _________________.
                 СОВЕТ ДИРЕКТОРОВ РЕШИЛ:
        1. Назначить ______________________________  председателем Совета
                              (Ф.И.О.)
   директоров __________________________________________.
                  (наименование акционерного общества)
   ПОДПИСИ:
                     ____________________ (____________________)
                     ____________________ (____________________)

ЗАО «Волна»

344058, г. Ростов на Дону
ул. 2-я Краснодарская 147
Тел.: (8632) 248975
Факс:                             (8632)                              228596
_____________________________

                             (наименование руководителя  предприятия)
                                                                     СПРАВКА
____________________________

                                              (Ф.И.О.)
   "__"_______ ____ г.
   №. ______________
   г. _______________


   О закупке мебели и   оборудования

      В соответствии с планом модернизации конторской мебели и  оборудования
в  __  квартале  ____  г.  были  закуплены  следующие  комплекты  мебели   и
оборудования:
1. Стулья офисные  - 25 шт.
2. Столы офисные  -  30 шт.


   Справка составлена на основании ______________________________________

                     Главный бухгалтер    ______________
                                            (подпись)


   В дело №. ________
   "__"_______ ____ г.                    _____________________
                                                (подпись        исполнителя)



 ЗАО «Волна»

344058, г. Ростов на Дону
ул. 2-я Краснодарская 147
Тел.: (8632) 248975
Факс:   (8632)   228596                                            Директору
предприятия

________________________

           (Ф.И.О.)

                                      ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
   "__"_______ ____ г.
   №. _______________


          Настоящим,  сообщаю,  что  мной   были   проведены   маркетинговые
исследования  рынка  кабельно-проводной  продукции.  Результаты  и  отчетные
таблицы приведены в служебной записке № 125 от 12.10.2000г.



   В дело №. ________
   "__"_______ 199_ г.

              _________________________

                  (подпись исполнителя)



ЗАО «Волна»

344058, г. Ростов на Дону
ул. 2-я Краснодарская 147

Тел.: (8632) 248975

Факс: (8632)  228596                                               Директору
предприятия

________________________

           (Ф.И.О.)

                            ОБЬЯСНИТЕЛЬНЯ  ЗАПИСКА
   "__"_______ ____ г.
   №. _______________



Задержка поставки продукции  в  Филиал  №1  г.  Краснодар,  произошла  из-за
поломки на трассе тормозной системы автомобиля МАЗ (госномер А 256 РО 61).



   В дело №. ________
   "__"_______ 199_ г.

              _________________________

                              (подпись)


ЗАО «Волна»

344058, г. Ростов на Дону
ул. 2-я Краснодарская 147
Тел.: (8632) 248975
Факс: (8632) 228596
                                                                    АКТ    №
_______
                                  сдачи-приемки дел
   г. _____________                                "___"________ _____ г.

        Настоящий акт составлен бывшим __________________________________

 (должность, фамилия, имя, отчество)
   ___________________ __________________________________________________

                                        (название предприятия)
   и вновь назначенным главным  _________________________________________
                                  (должность, фамилия, имя, отчество)
   в том, что на основании приказа №. ____ от "___"____________ _____ г.
   ими проведена сдача-приемка дел по состоянию на "___"________ _____ г.
       Сдача-приемка  производилась  в  присутствии  _______________________
_____________________________________________________________________.
            (должность, фамилия, имя, отчество)
      В результате сдачи-приемки дел установлено, что:
        1.   Главная   книга   полностью   заполнена   по    состоянию    на
"___"____________ г. Данные  синтетического  учета  полностью  соответствуют
соответствующим позициям аналитического учета.
      2. Предъявлены карточки аналитического учета по счетам 01, 10, 70.
       3.  Предъявлены  журналы-ордера  за  январь-сентябрь  текущего  года,
ведомости аналитического учета по счетам 60, 61, 63, 64,  65,  67,  68,  69,
71, 75, 76, 78, 79 и Книга учета депонентов.
      4. Предъявлены акты внезапной ревизии за I, II и  III  кварталы  _____
г.
       5.  Передано  заключение  независимой  аудиторской  проверки  годовых
отчетов предприятия за _____ и _____ гг.
      6. Передан архив за _____  -  _____  гг.  в  количестве  _____________
(_____________________) дел по описи.
      7. Сдана по описи справочно-нормативная литература.

      Приложение:
      1. Опись дел архива предприятия.
      2. Опись справочно-нормативной литературы на двух страницах.

                  Дела сдал   __________________
                                  (подпись)

                  Дела принял __________________
                                  (подпись)



            При сдаче-приемке дел присутствовали:

                 _____________________    ________________
                      (должность)             (подпись)



                            ________________________________________
                                                       (руководитель)
                            ________________________________________
                            (наименование предприятия или учреждения)

                            От _____________________________________
                                  (фамилия, имя, отчество)

                            адрес: __________________________________
                            ________________________________________

                                             ЗАЯВЛЕНИЕ


      Прошу принять меня с "__"__________ _____ г. на работу в (цех,  отдел)
_______________________________   на   должность    (или    по    профессии)
_____________________________________________________________________

   "___"____________ ____ г.                           __________________

                                             (подпись)



                         АВТОБИОГРАФИЯ


Я, Нестеренко Владимир Александрович, родился 20.02.1969  г.  в  г.  Красный
Луч, Ворошиловградской области. С 1971 г. проживаю в г. Ростов-на-Дону.
В 1984 г. окончил школу №37, затем поступил  в  Ростовский  Радиотехнический
Техникум. В 1988 г. защитил диплом по специальности – радиолокация.
С 1988 по 1990 г.г. проходил службу в армии.
В настоящее время работаю в коммерческой организации и обучаюсь  на  заочном
отделении в Академии Сельскохозяйственного Машиностроения.



                                   28.10.2000 г.



                        ХАРАКТЕРИСТИКА

Рудакова Олега Васильевича,  работающего  в  ЗАО  «Волна»  инженером  отдела
снабжения.

          Рудаков  Олег  Васильевич  за  время   работы   в   ЗАО   «Волна»,
зарекомендовал себя, как ответственный и обязательный  работник  и  человек.
Олег обладает нестандартным складом ума,  инициативен  и  коммуникабелен,  с
коллегами по работе легко находит общие интересы, что позитивно  сказывается
на  сплоченности  коллектива.  Олег  неоднократно  был  отмечен  и   поощрен
руководством за достигнутые результаты в работе.


Характеристика выдана для предоставления в клуб «Гигант»

Директор                             ЗАО                             «Волна»
_______________________________
Начальник отдела снабжения                  _______________________________


     25.10.2000 г.



                         КОНТРАКТ № _____________
   г. _______________                            "___"___________ 199_ г.
   _____________________________________________________________________,
                     (полное наименование организации)

   аккредитованный в  качестве  Государственного центра испытаний средств
   измерений (регистрационный номер __________),  органа по  сертификации
   приборостроительной продукции (регистрационный номер ________________)
   и испытательного центра приборостроительной продукции (регистрационный
   номер _______________),  именуемый далее ИСПОЛНИТЕЛЬ, в лице _________
   _____________________________________________________________, с одной
                  (должность, фамилия, имя, отчество)
   стороны, и фирма __________________________, именуемая далее ЗАКАЗЧИК,

   в лице Директора московского представительства ______________________,

                                                                (Ф.И.О.)
   с другой стороны, заключили настоящий КОНТРАКТ о нижеследующем:
                 1. ПРЕДМЕТ КОНТРАКТА
      1.1. ЗАКАЗЧИК поручает, а ИСПОЛНИТЕЛЬ  принимает  на  себя  проведение
работ по исследованию и сертификации приборов, приведенных в Приложении 1  к
настоящему КОНТРАКТУ.
            2. ЦЕНА И ПОЛНАЯ СТОИМОСТЬ КОНТРАКТА
      2.1. Цена устанавливается в долларах США. Сумма  КОНТРАКТА  составляет
_________________(__________________________) долларов США.
            (сумма цифрами и прописью)
            3. СРОКИ ВЫПОЛНЕНИЯ КОНТРАКТА
      3.1. Первая часть исследований  и  сертификации  проводится  на  фирме
производителя в  ______________  в  течение  __  дней,  вторая  -  на  фирме
ИСПОЛНИТЕЛЯ в течение ________ месяцев.
      3.2. Результаты  исследований  и  сертификации  аппаратуры  передаются
ЗАКАЗЧИКУ в течение ______ месяцев после окончания первой части работ.
       3.3.   Работа   по   КОНТРАКТУ   завершается   выдачей   Сертификатов
Госстандарта  России  установленного  образца,  удостоверяющего  регистрацию
средств измерения  в  Государственном  Реестре  и  разрешающего  их  ввоз  и
применение на территории Российской Федерации  и  считается  принятой  после
подписания СТОРОНАМИ АКТА об окончании работ по КОНТРАКТУ.
                 4. УСЛОВИЯ ПЛАТЕЖА
        4.1. Оплата по КОНТРАКТУ производится в два этапа:
        - ______________________(__________________________) долларов США
                        (сумма цифрами и прописью)
   выплачиваются в течение _____ дней  после  окончания  работ  на  фирме
   изготовителя;
        - _______________________(_________________________) долларов США
                        (сумма цифрами и прописью)
   выплачиваются в   течение   _______   рабочих  дней  после  подписания
   СТОРОНАМИ АКТА об окончании работ по КОНТРАКТУ.
      4.2. Все банковские издержки при переводе денег несет ЗАКАЗЧИК.
      4.3. Во всех платежных документах ссылка на  номер  КОНТРАКТА  и  дату
заключения обязательна.
                 5. ПРЕТЕНЗИИ
      5.1. В случае получения неполного перечня  документов  ЗАКАЗЧИК  имеет
право заявить ИСПОЛНИТЕЛЮ претензии в течение _____ дней с  даты  подписания
Акта. Документом, подтверждающим обоснованность претензии, стороны  признают
АКТ экспертизы Арбитражной комиссии г. _____________.
      5.2. ИСПОЛНИТЕЛЬ обязан рассмотреть  конкретную  претензию  в  течение
_______ дней с даты ее получения  и  представить  ЗАКАЗЧИКУ  предложения  по
урегулированию претензий с указанием сроков ее урегулирования.
                       6. САНКЦИИ
      6.1. В случае,  если  подготовка  документации  будет  продлена  не  в
сроки, указанные в КОНТРАКТЕ,  ИСПОЛНИТЕЛЬ  выплачивает  ЗАКАЗЧИКУ  штраф  в
размере ______% от стоимости КОНТРАКТА  за  каждый  день  просрочки,  но  не
более _____% от общей стоимости КОНТРАКТА.
                                  7. ФОРС-МАЖОР
      7.1. Ни одна из сторон не будет нести ответственность за  неисполнение
своих обязанностей, вследствие наводнения,  землетрясения,  войны  и  других
стихийных бедствий, подтвержденных в трехдневный  срок  Торгово-Промышленной
Палатой страны, в  которой  эти  обстоятельства  произошли.  В  этом  случае
исполнение  обязательств  в  срок,  установленный  в  КОНТРАКТЕ,  соразмерно
отодвигается на время действия соответствующего обстоятельства.
                 8. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ УСЛОВИЯ
      8.1. ____________________________________________________________
      Применимое право является законодательство _____________________.
      Настоящий  КОНТРАКТ  подписан  в  двух  экземплярах  на  английском  и
русском языках, оба текста имеют одинаковую юридическую силу.
                 9. ЮРИДИЧЕСКИЕ АДРЕСА СТОРОН
      ЗАКАЗЧИК: _______________________________________________________
   ______________________________________________________________________
                                                                ИСПОЛНИТЕЛЬ:
____________________________________________________
   ______________________________________________________________________
                 ПОДПИСИ СТОРОН:
        Заказчик:                                        Исполнитель:
   ___________________                               ____________________


ЗАО «Волна»

344058, г. Ростов на Дону
ул. 2-я Краснодарская 147
Тел.: (8632) 248975
Факс: (8632) 228596


                                         ПРИКАЗ № ______
                          по личному составу
                 "___"_____________ ____ г.
      Назначить _______________________________________________________
                 (фамилия, имя, отчество)
   на должность _________________________________________________________
                 (по спецификации, квалификации)
   с "___"___________ ____ г. по "___"_____________ ____ г.

      Условия оплаты и срок работы - в соответствии с  заключенным  трудовым
контрактом.

        ___________________________           __________________
                              (должность                       руководителя)
         (подпись)

        С приказом ознакомлен:                      ___________________

                               (подпись)



ЗАО «Волна»

344058, г. Ростов на Дону
ул. 2-я Краснодарская 147
Тел.: (8632) 248975
Факс:                             (8632)                              228596
Директору АО «Стройресурс»

       Г-ну Корнакову А.Е.

      121069, Москва,

       ул. Пушкина 456 оф. 116



О поставки товара в филиал

                                    Уважаемый Андрей Евгеньевич!

 Просим Вас, рассмотреть возможность поставки  товара  согласно  договора  №
1213 от 03.05.2000г. непосредственно в филиал ЗАО «Волна» находящийся  в  г.
Краснодар. Способ доставки уточните отдельным сообщением.



С уважением к Вам,
коммерческий директор ЗАО «Волна»________________ Никитин В.И.



                           02.07.2000 г.



ЗАО                                                                  «Волна»
Директору ПКФ «РУНО»

344058, г. Ростов на Дону                                        356985,  г.
Липецк
ул.  2-я   Краснодарская   147                                          г-ну
Колосову Н.Т.
Тел.: (8632) 248975
Факс: (8632) 228596

     СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО К ДОГОВОРУ


   "__"__________ 199__ г.
No. _________



        Направляю  Вам  2  экземпляра  проекта   договора   на   поставку
   ___________________________________________ от "___"_________ 199__ г.
       (наименование продукции (товара))

   No. ________.

        Прошу Вас подписать договор, скрепить печатью и в течение _______
   дней один экземпляр договора возвратить в наш адрес.


        Приложения: 2 экз. проекта договора (всего на ___ листах).


        Руководитель организации               __________________________

     (подпись)